دیجیتالی ‌شدن، دیجیتال‌سازی و تحول دیجیتال، سه مفهوم مشابه در هوشمند سازی کسب‌ و کار هستند که کارکردهای متفاوتی دارند. در دیجیتالی شدن، اطلاعات از محیط آنالوگ به محیط دیجیتال مهاجرت می‌کنند. استفاده از داده‌های دیجیتالی نسبت به استفاده از داده‌ها به روش‌های سنتی، کارآمدتر است. دیجیتال‌سازی با الکترونیکی کردن تفاوت دارد. منظور از محیط دیجیتال، تلفیقی از محیط‌های آنلاین و آفلاین است که هم برای کارمندان و هم برای مشتریان اهمیت دارد.

زمانی که شما کارتکس یک انبار را به یک فایل اکسل تبدیل می‌کنید در واقع عملیات دیجیتال‌سازی را انجام داده‌اید. یا وقتی که به جای استفاده از دفتر و سندهای حضور و غیاب، از دستگاه‌های دیجیتالی یا نرم افزارهای حضور و غیاب استفاده می‌کنید، گام مهمی در جهت دیجیتالی و هوشمندسازی کسب و کار برداشته‌اید.

تحول دیجیتال، یک بحث سازمانی است که مدل‌های کسب‌وکار، فرآیندهای عملیاتی و مشتری مداری را مورد ارزیابی قرار می‌دهد. تحول دیجیتال با ابزار جدید تکنولوژی در ارتباط نیست و فقط از نظر تئوری به تغییراتی که باید در کسب‌وکارها ایجاد شود می‌پردازد.

آشنایی با مفهوم دیجیتال سازی (Digitalization)

دیجیتال‌سازی در هوشمند سازی کسب­ و کار دیگر یک کلمه معمولی و بی‌اهمیت نیست، بلکه موضوعی است که در جامعه، دانشگاه و صنعت در حال تکمیل می‌باشد. با این حال، دیجیتال‌سازی معمولا اشتباه تفسیر می‌شود و گاهی به جای دیجیتالی شدن به کار می‌رود. علی‌رغم اینکه این دو اصطلاح کاملا تخصصی و متفاوت هستند، برای برخی قابل تشخیص نیستند، تعاریف گسترده‌ای برای آن‌ها در نظر گرفته می‌شود و حتی به طور متناقض اعمال می‌شوند. علاوه بر این، بسیاری از مدیران کسب‌وکار به اشتباه معتقد هستند که فرآیندهای دیجیتالی شدن منجر به دیجیتال‌سازی یا تحول دیجیتالی می‌شود. ابهام زدایی از این مفاهیم فقط جنبه معنایی ندارد، بلکه برای درک کامل و تحول یک ذهنیت و استراتژی دیجیتالی نیز مؤثر است.

دیجیتال سازی از دیدگاه آکادمیک برنن و کریس

تعاریف مختلفی از دیجیتال سازی ارائه شده است. دیجیتال سازی از دیدگاه آکادمیک برنن و کریس، ارتباطاتِ دیجیتال و تأثیر رسانه‌های دیجیتال بر زندگی اجتماعی معاصر است.

در واژه‌نامه فناوری اطلاعات گارتنر، دیجیتال سازی استفاده از فن‌آوری‌های دیجیتال برای تغییر مدل کسب‌ و کار و ایجاد فرصت‌های جدید برای درآمد و تولیدات با ارزش است.

دیجیتال سازی، فرایند انتقال یک تجارت به یک تجارت دیجیتال است. با این وجود، این سؤال مطرح می‌شود که تجارت دیجیتال چیست؟

پاسخی که شرکت مشاوره‌ای I-SCOOP در این زمینه ارائه داده است به این صورت است که:

یک تجارت دیجیتالی نتیجه بسیاری از فرآیندهای دیجیتال سازی (یعنی رفتن از زنجیره‌های تأمین به زنجیره‌های تأمین دیجیتال) و یک گام اساسی رو‌ به سوی تحول دیجیتال است.

آشنایی با مفهوم تحول دیجیتال (Digital Transformation)

در تحول دیجیتال، بخش‌های تجارت و فرآیندهای آن مورد بررسی قرار می‌گیرند؛ اما درک عمیق‌تر این موضوع به معنای تطبیق ساده فرآیندها با فناوری‌های جدید دیجیتالی است. به‌ عنوان مثال، در تحول دیجیتال، برخی مشکلات دوباره مطرح و با کمک فناوری حل می‌شوند؛ اما تحول دیجیتال چیزی فراتر از حل مشکلات با بهترین روش‌های فنی است. تا حدی که موضوعاتی مانند توانمندی، طراحی تفکر، تبادل اندیشه و سایر روش‌های جدید نیز برای نگاهی متفاوت به مشکلات مورد نیاز است.

اگر فردی شناخت کافی از مشکلات داشته باشد، می‌تواند آنها را هم با استفاده از روش فنی و هم با استفاده از فناوری‌های جدید برطرف کند. باید این نکته را درک کنید که تحول دیجیتال هرگز توسط فناوری ایجاد نمی‌شود، بلکه همیشه در حال حل کردن یک مشکل یا ارائه یک رویکرد جدید به مشتریان است. راه حل شروع تحول دیجیتال همیشه مشتری مداری بوده است نه فناوری.

دیجیتالی شدن در زمینه‌های مختلف (Digitization)

دیجیتالی شدن به‌ خودی‌ خود تنها فرآیند فشرده‌سازی رسانه‌های آنالوگ به بیت و بایت است که می‌توانند به صورت دیجیتالی در دسترس قرار بگیرند. این رسانه‌ها می‌توانند فیلم، تصویر یا موارد دیگر باشند. محصولات آنالوگ و فیزیکی همیشه به‌ صورت دیجیتالی تولید، کپی یا منتقل می‌شوند، البته نسخه اصلی دست‌نخورده باقی می‌ماند.

دیجیتالی شدن محتوا در هوشمند سازی کسب‌ و کار

در تجارت روزمره، دیجیتالی شدن می‌تواند به معنای دیجیتالی کردن اسنادی مانند برگ خریدها، بایگانی‌ها، محصولات و استفاده از آنها برای پردازش، ذخیره سازی یا اشتراک گذاری باشد. این اولین قسمت از نحوه تجارت دیجیتال با تبدیل اسناد و محتواهای آنالوگ به فرم دیجیتال است.

اتوماسیون به لطف دیجیتالی سازی

دیجیتال‌ سازی معمولا به‌ عنوان اتوماسیون یا خودکار کردن عملیات‌ها هم شناخته می‌شود؛ بنابراین می‌توان فرایندهای موجود را به‌ صورت دیجیتالی یا خودکار طراحی کرد تا در مراحل کار صرفه‌جویی شود. شرکت‌ها زمانی از اصطلاح دیجیتالی شدن استفاده می‌کنند که فرآیندهای خود را دیجیتالی یا اتوماتیک کرده باشند. دریافت سفارش، هماهنگی حمل و نقل، ارسال فاکتور، تماس با انبار برای حمل و نقل کالا، نمونه‌ای از روند اتوماتیک یک فرایند است. اتوماسیون، این امکان را به وجود می‌آورد تا فرایندهای گردش کار به طور خودکار انجام شوند.

تجارت دیجیتال و هوشمند سازی کسب‌ و کار

در تجارت دیجیتال، صحبت از دیجیتال‌سازی واحدهای کسب‌وکار است. امروزه به دلیل فناوری‌های دیجیتال و امکانات دیجیتالی، شرکت‌ها در حال تغییر هستند. این تغییرات شامل سازگاری مداوم با فناوری‌های جدید و سازگاری فرآیندهایی مانند زنجیره تأمین است که این اطمینان به وجود می‌آید افراد با یکدیگر تبادل اطلاعات داشته باشند.

تفاوت دیجیتالی شدن (Digitization) و دیجیتال سازی (digitalization)

دیجیتال سازی بدون دیجیتالی شدن امکان‌پذیر نیست.دیجیتالی شدن تبدیل آنالوگ به دیجیتال است. در حالی که دیجیتال سازی، استفاده از فناوری‌های دیجیتالی و داده‌های دیجیتالی برای تأثیر گذاشتن بر نحوه انجام کار، تغییر نحوه تعامل مشتریان و شرکت‌ها و ایجاد جریان‌های درآمد جدید است.

دیجیتالی شدن به بهینه سازی داخلی فرآیندها (به‌عنوان مثال، اتوماسیون کار و به حداقل رساندن کاغذ) اشاره دارد و منجر به کاهش هزینه می‌شود. برعکس، دیجیتال سازی یک استراتژی یا فرایندی است که فراتر از اجرای فناوری است و به معنای یک تغییر اساسی و عمیق در کل مدل کسب‌ و کار است.

تفاوت دیجیتالی شدن و تحول دیجیتال (Digital Transformation) در هوشمند سازی کسب‌ و کار

اصطلاحات دیجیتالی سازی و تحول دیجیتال برای بسیاری از مدیران اجرایی به یک معنا است. مشکل این است که حتی کسانی که در این زمینه فعالیت می‌کنند هم اغلب تعریف مشخصی برای این دو حوزه ندارند. زمانی که صحبت از دیجیتالی کردن کامل یک شرکت می‌شود یا باید همه چیز دیجیتالی شود یا فقط از ربات‌ها و دستگاه‌های هوشمند و اینترنت اشیا استفاده شود. کاربرد هر دو اصطلاح دیجیتالی شدن یا تحول دیجیتال، توسط متخصصان متفاوت است. ممکن است این تفاوت از نظر برخی یک موضوع حاشیه‌ای یا بی‌اهمیت باشد؛ اما وقتی صحبت از شرکت‌ها و استراتژی‌های آنها می‌شود، این اصطلاحات اهمیت بسیار بالایی پیدا می‌کنند؛ بنابراین این موضوع تا اندازه‌ای ارزشمند است که هر مدیر باید تفاوت‌های جدی بین دیجیتالی شدن و تحول دیجیتال را درک کند.

تفاوت دیجیتال سازی و تحول دیجیتال در کسب و کار هوشمند

اگرچه مدیران مشاغل، اغلب از دیجیتال سازی به‌عنوان چتری برای تحول دیجیتال استفاده می‌کنند، اما این اصطلاحات بسیار متفاوت هستند. تحول دیجیتال نیازمند پذیرش بسیار گسترده‌تری از فناوری دیجیتال و تغییرات فرهنگی است و بیشتر از آنکه مربوط به فناوری دیجیتال باشد، مربوط به افراد است. این امر مستلزم تغییرات سازمانی بر اساس مشتری مداری است؛ چالش‌های اساسی فرهنگ سازمانی و استفاده از فناوری‌هایی که کارمندان را توانمند و قدرتمند می‌سازد. این تغییرات اغلب توسط مدیران، پشتیبانی می‌شود.

میزان موفقیت کسب‌وکارها از دیجیتالی شدن

واقعیت هوشمند سازی کسب‌ و کار این است که تعداد کمی از مشاغل دچار تحولات موفق دیجیتالی شده‌اند. مطالعه جهانی در سال ۲۰۱۷ نشان داده است که فقط ۲۵% از سازمان‌ها به مشاغل دیجیتالی تبدیل شده‌اند، ۴۱% در مسیر ایجاد تحول بوده و ۳۴% بیش از آنکه عملیاتی شوند فقط به طور تئوری به این موضوع پرداختند.جالب است که ۸۵% از مدیران گفته‌اند که رسیدن به بلوغ دیجیتال برای موفقیت سازمانی بسیار حیاتی و مهم است. اختلاف بین تشخیص دیجیتال به عنوان یک ضرورت رقابتی و موفقیت‌آمیز در اجرای یک استراتژی تحول آفرین، نشان می‌دهد که بسیاری از مدیران نمی‌دانند چگونه از فرصت‌هایی که دیجیتال برای مردم، فرآیندها و فناوری به وجود می‌آورد استفاده کنند.ممکن است کسب و کار افرادی که دیجیتالی شدن را نادیده می‌گیرند و برای آن اهمیتی قائل نیستند، به خطر بیفتد؛ به‌ ویژه زمانی که رقبا یا مزاحم‌های زیرک و باهوشی داشته باشند.

هوشمند سازی کسب و کار با دیجیتالی شدن

تحول دیجیتالی سازمان‌ها تنها با استفاده از تکنولوژی و فناوری اطلاعات امکان پذیر نخواهد بود. زمانی تحول دیجیتالی در کسب‌وکارها ایجاد می‌شود که ابزارهای فناوری اطلاعات منجر به تغییر ساختار کسب‌وکار و تغییر الگوها شود؛ و مدیران با این دو تغییر می‌توانند در حوزه مالی کسب‌ و کار تغییرات مثبتی ایجاد کنند. بسیاری از سازمان‌ها معتقد هستند که بهبود فرایندهای کسب‌وکار به سمت دیجیتالی شدن و دیجیتال سازی، آنها را سودآورتر کرده است و با توجه‌ به اینکه امروزه رقابت در کسب‌ و کارها تنگ‌تر می‌شود، بهتر است مدیران موضوع دیجیتالی را برای هوشمند سازی کسب‌ و کار در اولویت کار خود قرار دهند.